Tập huấn soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ – Cơ hội nâng cao năng lực bản thân cho cán bộ, giảng viên, nhân viên Trường Đại học Hòa Bình

Trong hoạt động quản lý của mọi cơ quan, doanh nghiệp, trường học hiện nay, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản. Điều này có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, lưu trữ hồ sơ. Do đó, vai trò của soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ là vô cùng quan trọng. Đây là những hoạt động giúp lưu giữ thông tin, tài liệu, tạo cơ sở cho việc quản lý, điều hành, hoạt động của tổ chức.

Nhằm giúp tập thể cán bộ, giảng viên, nhân viên (CB/GV/NV) trong Nhà trường nâng cao, nắm vững các nguyên tắc, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ cơ quan, quy định hiện hành về công tác lưu trữ, Trường Đại học Hòa Bình tổ chức lớp tập huấn “Soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ” trong hệ thống Nhà trường vào ngày 23/12/2023.

Tham dự buổi tập huấn, đại diện Trường Đại học Hòa Bình có TS. Nguyễn Văn Ngữ – Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Hội Đồng trường cùng gần 100 CB/GV/NV đại diện đến từ các Khoa/Viện/Phòng/Ban/Trung tâm của trường.

TS. Nguyễn Văn Ngữ – Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Hội Đồng trường

Đảm nhận vai trò diễn giả, giảng dạy tại buổi tập huấn, có Chuyên gia là GVC.TS Nguyễn Mạnh Cường – Nguyên Trưởng khoa Quản trị văn phòng, Nguyên Trưởng bộ môn Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Nguyên Giám đốc Phân hiệu tại Quảng Nam – Đà Nẵng.

Trong suốt buổi học, GVC.TS Nguyễn Mạnh Cường đã mang đến cho thầy cô Nhà trường những kiến thức và kinh nghiệm quý báu về soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ. Buổi học được chia thành 2 phần: Phần 1 với nội dung “Kỹ năng soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ”, phần 2 với nội dung “Lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan”.

GVC.TS Nguyễn Mạnh Cường – Nguyên Trưởng khoa Quản trị văn phòng, Nguyên Trưởng bộ môn Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Nguyên Giám đốc Phân hiệu tại Quảng Nam – Đà Nẵng.

Nội dung phần 1 “Kỹ năng soạn thảo, lưu trữ hồ sơ”, chuyên gia đã nhấn mạnh rằng: Văn bản hành chính dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo, tình hình trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức”. Theo đó, để soạn thảo văn bản hành chính hiệu quả, cần căn cứ vào mục đích để chọn hình thức văn bản cho phù hợp, nắm rõ quy trình soạn, ban hành văn bản và các yêu cầu soạn thảo văn bản. Cụ thể, yêu cầu về nội dung gồm có: tính mục đích, tính hợp pháp, tính khoa học, tính khả thi, tính đúng đắn và hợp lý; Yêu cầu về ngôn ngữ gồm có: Thể loại, phạm vi, cách diễn đạt, yêu cầu về viết câu, ý nghĩa của câu. Ngoài ra, cần tránh các lỗi thường gặp trong soạn thảo văn bản, sử dụng phương pháp vẽ bản đồ tư duy và công thức 5W 1H 2C 5M để soạn thảo văn bản hiệu quả hơn.

Cùng với đó, trong phần 2 “Lập hồ sơ và giao nộp lưu trữ cơ quan”, GVC.TS Nguyễn Mạnh Cường đã cung cấp các loại hình tài liệu, các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt, ông nhấn mạnh tầm quan trọng của đổi mới phương pháp quản lý, điều hành để đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong bối cảnh xây dựng Chính phủ điện tử.

Bên cạnh việc cung cấp kiến thức lý thuyết, CB/GV/NV còn được thực hành soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ dưới sự hướng dẫn tận tình của chuyên gia. Các thầy cô cũng tích cực tương tác, đặt nhiều câu hỏi về buổi giảng dạy và được diễn giả nhiệt tình giải đáp. Qua buổi tập huấn, CB/GV/NV đã được trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết để soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ chuẩn xác, hiệu quả. Từ đó, có thể áp dụng những kiến thức này vào công việc của từng cá nhân, góp phần nâng cao hiệu quả công tác.

Buổi tập huấn đã kết thúc thành công tốt đẹp, mang lại nhiều thông tin hữu ích cho tập thể CB-GV-NV Trường Đại học Hòa Bình trong việc nắm bắt các quy chuẩn trong soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ. Đây sẽ là hành trang quan trọng giúp các thầy cô thực hiện công việc một cách chính xác, hiệu quả hơn, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Gọi điện cho tôi Facebook Messenger